# Eintrag für das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO) — Entwurf

> **Entwurf — Vorlage, keine Rechtsberatung.** Dieses Dokument stellt die J Medical GmbH
> als Herstellerin von KiPT Voice zur Verfügung. Es ist eine allgemeine
> Vorlage und keine Rechtsdienstleistung im Sinne des RDG; es ist nicht auf Ihre Praxis
> zugeschnitten. Verantwortliche im Sinne der DSGVO bleibt die Praxis. **Lassen Sie diese
> Vorlage vor der Verwendung von Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Ihrer
> Rechtsberatung prüfen und an Ihre Praxis anpassen.** Für Vollständigkeit, Richtigkeit und
> Aktualität wird keine Gewähr übernommen. Stand dieser Vorlage: 12. September 2026.

**Verarbeitungstätigkeit:** Unterstützte Behandlungsdokumentation mit KiPT Voice
(Aufzeichnung, Transkription und Strukturierung von Behandlungsgesprächen bzw. Diktaten).

> Vorlage, keine Rechtsberatung. Die Angaben in ⟨spitzen Klammern⟩ füllt die Praxis aus;
> die Bewertung der Rechtsgrundlagen bestätigt die Praxis bzw. ihre oder ihr
> Datenschutzbeauftragte:r.

## Verantwortlicher

⟨Praxisname, Inhaber:in, Anschrift, Kontakt⟩
Datenschutzbeauftragte:r (falls benannt): ⟨Name, Kontakt⟩

## Zwecke der Verarbeitung

Erstellung einer strukturierten Verlaufsnotiz sowie optional eines Arztbriefs und einer
patientenverständlichen Zusammenfassung aus dem Behandlungsgespräch oder einem Diktat der
Ärztin oder des Arztes. Die Anwendung gibt ausschließlich wieder, was gesprochen wurde;
die fachliche Prüfung und Freigabe jeder Notiz verbleibt bei der Ärztin oder dem Arzt.
In allen Build-Kanälen werden standardmäßig zusätzlich ausschließlich technische Laufzeiten
verarbeitet, um Engpässe zwischen Aufnahmeende und fertigem Entwurf zu erkennen. Diese
Messung dient nicht der Auswertung von Gesprächsinhalten oder des Verhaltens von Personen.

## Kategorien betroffener Personen

Patientinnen und Patienten der Praxis; Ärztinnen und Ärzte sowie ggf. weitere im Gespräch
anwesende Personen.

## Kategorien personenbezogener Daten

- Audioaufnahme des Behandlungsgesprächs bzw. des Diktats (Gesundheitsdaten, Art. 9 DSGVO)
- Transkripttext und daraus erzeugte Dokumente (Gesundheitsdaten)
- Sitzungsbezeichnung (frei wählbar; die Praxis vergibt sie so, dass sie keine
  Klarnamen enthält, z. B. Terminzeit oder Initialen)
- Zeitstempel der Einwilligungs- bzw. Diktatbestätigung
- Technische Leistungsmessung: zufällige, nicht mit der Praxis verknüpfte Installationskennung;
  Aufnahme-/Warte- und Stufenlaufzeiten; Stufenergebnis; Abschnittszahl;
  Wiederherstellungsstatus; App-/Build-Version; Plattform, Architektur, Kernzahl und grobe
  RAM-Klasse; ausgewählte ASR-, Sprecherzuordnungs- und LLM-Verfahren; Verschlüsselungsstatus

Die Anwendung führt keine Patientenakte und enthält kein Namensfeld; die
Behandlungsdokumentation selbst liegt im Praxisverwaltungssystem der Praxis.

## Empfänger und Auftragsverarbeitung

- **Die Audioaufnahme verlässt den Praxisrechner nicht.** Sie wird lokal verarbeitet,
  bei Ablage verschlüsselt (AES-256-GCM; Standardeinstellung, ⟨die Praxis bestätigt, dass
  sie aktiv bleibt⟩) und mit Freigabe der Notiz gelöscht.
- **Der Text des Transkripts wird an den konfigurierten KI-Anbieter übermittelt:**
  ⟨Anbieter, z. B. Mistral AI SAS, Paris, Frankreich — Verarbeitung in der EU gemäß
  Vereinbarung; Vertragsgrundlage von der Praxis abzulegen⟩. In der Standard-
  Sprecherzuordnung erfolgt eine zusätzliche Transkriptanfrage für Rollenlabels, bevor
  der Text zur Erstellung der Notiz übermittelt wird. Die Praxis kann die vollständig
  lokale Sherpa-Sprecherzuordnung auswählen.
- Hosting/Betrieb der Praxis-IT: ⟨falls einschlägig⟩.
- **Bestellung von Testphase und Abonnement:** bei Polar Software Inc., Dover, Delaware,
  USA, als Verkäuferin. Übermittelt wird die E-Mail-Adresse der Praxis, nicht die von
  Patientinnen und Patienten; Polar ist dafür eigenständig verantwortlich. Betrifft diese
  Verarbeitungstätigkeit nicht und ist hier nur der Vollständigkeit halber benannt.
- **Technische Leistungsmessung:** content-freie Messwerte gehen an den ersten eigenen
  Erfassungsendpunkt der J Medical GmbH. Detailwerte liegen in einer getrennten
  Postgres-Datenbank; eine selbst gehostete private Umami-Ansicht erhält nur anonymisierte
  Betriebswerte ohne Installations- oder Laufkennung und mit fester Serveridentität.

## Drittlandübermittlung

⟨Keine, sofern der konfigurierte Anbieter in der EU/im EWR verarbeitet. Bei anderer
Konfiguration hier dokumentieren.⟩

## Löschfristen

- Audioaufnahme: gelöscht mit Freigabe der Notiz durch die Ärztin oder den Arzt.
- Transkript und Notiztext in der Anwendung: automatisch entfernt nach ⟨90⟩ Tagen
  (einstellbar); die freigegebene Notiz wird zuvor in das Praxisverwaltungssystem
  übernommen und unterliegt dort den berufsrechtlichen Aufbewahrungsfristen
  (§ 630f BGB).
- Technische Leistungsmessung: installationsbezogene Detailwerte 30 Tage; danach ausschließlich
  nicht installationsbezogene Tagesaggregate, höchstens 12 Monate.

## Rechtsgrundlagen (durch Praxis/DSB zu bestätigen)

⟨Art. 6 Abs. 1 lit. b, Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO i. V. m. § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG
(Behandlungsdokumentation). Für die Tonaufnahme des Gesprächs zusätzlich die Einwilligung
aller anwesenden Personen — sie ist unabhängig davon strafrechtlich zwingend
(§ 201 StGB) und wird in der Anwendung mit Zeitstempel bestätigt.⟩

## Technische und organisatorische Maßnahmen

Siehe TOM-Übersicht (tom-uebersicht.md) dieses Pakets.

## Datenschutz-Folgenabschätzung

Ob eine DSFA erforderlich ist, prüft die Praxis mit ihrer oder ihrem
Datenschutzbeauftragten (Verarbeitung von Gesundheitsdaten; vgl. die Muss-Liste der
Datenschutzkonferenz). Dieses Paket ersetzt diese Prüfung nicht.

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Stand: ⟨Datum⟩ · Version der Anwendung: ⟨Version⟩