Einwilligung zur Aufnahme der Sprechstunde: eine Vorlage zum Ausfüllen Stand: 2026-09-07 Quelle: https://ki-praxis-tools.de/wissen/einwilligung-vorlage-sprechstunde/ ------------------------------------------------------------------------------ Der folgende Text ist zum Übernehmen gedacht. Alles in eckigen Klammern ist ein Feld, das die Praxis ersetzt; nichts davon darf stehen bleiben. Die Überschrift gehört dazu: Die Erklärung muss als eigenes Blatt oder als deutlich abgesetzter Abschnitt erkennbar sein und nicht im Behandlungsvertrag verschwinden. Diese Übersicht ist allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Die Praxis muss Rechtsgrundlage, Information, Einwilligungsablauf und Datenschutzmaßnahmen für ihren konkreten Einsatz mit ihrer Rechts- oder Datenschutzberatung prüfen. ------------------------------------------------------------------------------ Einwilligung in die Tonaufnahme des Gesprächs und in die Verarbeitung der daraus entstehenden Gesundheitsdaten Verantwortlich für die Verarbeitung ist [Name der Praxis], [Anschrift], [Telefon], [E-Mail]. [Falls vorhanden: Unsere Datenschutzbeauftragte oder unser Datenschutzbeauftragter ist erreichbar unter …] Zweck: Das Gespräch wird aufgenommen, um daraus einen Entwurf für die Behandlungsdokumentation zu erzeugen. Der Entwurf wird vor der Übernahme in die Patientenakte durchgesehen und verantwortet von der behandelnden Ärztin oder dem behandelnden Arzt. Die Aufnahme ersetzt keine ärztliche Beurteilung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO — Ihre ausdrückliche Einwilligung. Für die Aufnahme selbst ist zusätzlich Ihre Zustimmung nach § 201 StGB erforderlich; auch sie geben Sie mit dieser Erklärung. Wer die Daten erhält: [Beschreiben Sie hier den tatsächlichen Weg. Beispiel: Die Aufnahme bleibt auf einem Rechner der Praxis und wird nicht übertragen. Der Text des Gesprächs wird an [Name des Dienstleisters] übermittelt, mit dem ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO besteht.] [Falls eine Übermittlung in ein Drittland stattfindet: Nennen Sie das Land und die Garantie nach Art. 44 ff. DSGVO. Findet keine statt, schreiben Sie das.] Wie lange gespeichert wird: [Nennen Sie zwei Fristen: die für die Tonaufnahme und die für den Text. Beispiel: Die Aufnahme wird gelöscht, sobald die Dokumentation bestätigt ist; der Text wird nach … gelöscht.] Die Behandlungsdokumentation selbst unterliegt davon unabhängig den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Freiwilligkeit: Diese Einwilligung ist freiwillig. Wenn Sie sie nicht erteilen oder später widerrufen, wird das Gespräch nicht aufgenommen und wie bisher dokumentiert. Ihre Behandlung ändert sich dadurch nicht. Widerruf: Sie können diese Einwilligung jederzeit und ohne Angabe von Gründen widerrufen, formlos gegenüber der Praxis. Der Widerruf ist so einfach möglich wie die Erteilung. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt. Nach einem Widerruf wird eine noch vorhandene Aufnahme gelöscht. Ihre Rechte: Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit. Sie können sich außerdem bei einer Aufsichtsbehörde beschweren; für uns zuständig ist [Name und Anschrift der zuständigen Aufsichtsbehörde]. Weitere Anwesende: Wird das Gespräch von einer Begleitperson mitgeführt, wird auch deren Stimme aufgenommen. Ihre Zustimmung wird deshalb gesondert eingeholt. Ich willige ausdrücklich ein, dass das Gespräch als Tonaufnahme aufgezeichnet und zur Erstellung eines Dokumentationsentwurfs wie oben beschrieben verarbeitet wird. ☐ [Name], [Ort, Datum], [Unterschrift der Patientin oder des Patienten] [Name der Begleitperson], [Ort, Datum], [Unterschrift] — nur auszufüllen, wenn eine Begleitperson am Gespräch teilnimmt. Aufklärung durchgeführt: [Name der behandelnden Person], [Datum], [Unterschrift]