KI-Dokumentationssoftware bewerten: 12 Fragen für Praxisinhaber:innen

Bewerten Sie Dokumentationssoftware nicht nur anhand einer idealen Vorführung. Prüfen Sie Datenwege, Zustimmungsablauf, Verhalten bei Störungen, Korrekturmöglichkeiten, Aufbewahrung, Übergabe, Support und Gesamtkosten im echten Praxisprozess.

Praxisinhaberin vergleicht zwölf abstrakte Kriterien für Dokumentationssoftware

Redaktion KiPT Voice, J Medical GmbHVeröffentlicht: 27. August 2026Aktualisiert: 29. August 2026

Redaktionell gegen Produktverhalten und angegebene Primärquellen geprüft; keine individuelle medizinische oder rechtliche Beratung.

Diese Übersicht ist allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Die Praxis muss Rechtsgrundlage, Information, Einwilligungsablauf und Datenschutzmaßnahmen für ihren konkreten Einsatz mit ihrer Rechts- oder Datenschutzberatung prüfen.

Datenweg und Vertraulichkeit

Die ersten vier Fragen klären, welche Inhalte wohin gelangen und wer dafür verantwortlich ist.

Für Frage 3 helfen zwei Begriffe: die nach Art. 28 DSGVO und, bei Cloud-Diensten, das . Die Tabelle zeigt, welche Nachweise Sie schriftlich anfordern können.

1. Bleibt die Audioaufnahme auf dem Praxisrechner oder wird sie übertragen?
2. Welche Textinhalte verlassen den Rechner, zu welchem Zweck und an welche Empfänger?
3. Welche Verträge, Unterauftragnehmer und technischen Schutzmaßnahmen gelten?
4. Wann werden Audio, Transkript und Entwurf jeweils gelöscht oder aufbewahrt?

Fragen 1 bis 4: welche Nachweise Sie anfordern Stand: 27. September 2026

Nachweis	Worauf Sie achten	Grundlage
Vertrag zur Auftragsverarbeitung	Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, Art der Daten, Kategorien betroffener Personen, Rechte und Pflichten der Praxis.	Art. 28 Abs. 3 DSGVO
Liste der Unterauftragnehmer	Weitere Auftragsverarbeiter nur mit vorheriger schriftlicher Genehmigung der Praxis.	Art. 28 Abs. 2 DSGVO
Cloud: Ort und C5-Testat	Verarbeitung im Inland, in der EU oder in einem Staat mit Angemessenheitsbeschluss, Niederlassung im Inland, aktuelles C5-Testat (seit 1. Juli 2025 grundsätzlich Typ 2). Gilt für Leistungserbringer im Sinne des SGB V.	§ 393 Abs. 2 bis 4 SGB V
Aussage zum Training	Ob Ein- und Ausgabedaten für das Training verwendet werden und ob sich das ausschließen lässt.	DSK-Orientierungshilfe KI, Abschnitt 1.9
Angaben zur Funktionsweise	Informationen des Anbieters, die die Praxis für ihre Risikobewertung oder Datenschutz-Folgenabschätzung braucht.	DSK-Orientierungshilfe KI, Abschnitt 2.3

Gelesen im amtlichen Wortlaut auf EUR-Lex und gesetze-im-internet.de sowie in der Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz vom 6. Mai 2024.

Gelesene Gesetzestexte (5)

Ablauf im Behandlungszimmer

Die nächsten vier Fragen zeigen, ob die Software auch außerhalb einer vorbereiteten Vorführung trägt.

5. Verhindert die Anwendung eine Aufnahme vor dem festgelegten Zustimmungsprozess?
6. Bleiben Pause, Fortsetzung und mehrere Abschnitte Teil derselben Sitzung?
7. Was bleibt erhalten, wenn Mikrofon, Verbindung oder ein Verarbeitungsschritt ausfällt?
8. Welche Gesprächssprachen und welche Ausgabesprache werden tatsächlich unterstützt?

Prüfung und Übergabe

Die letzten vier Fragen betreffen den Weg vom Entwurf in den bestehenden Praxisbetrieb.

9. Kann die Ärztin oder der Arzt Transkript, Sprecherzuordnung und Entwurf vor der Übernahme prüfen?
10. Bleiben Korrekturen nachvollziehbar, und wird nichts ungeprüft in die Behandlungsakte geschrieben?
11. Wie gelangt der freigegebene Text in die vorhandene Praxissoftware, und welche Plattformen sind freigegeben?
12. Welche Leistungen umfasst der Pilot, wie ist Support erreichbar und welche Kosten entstehen danach?

Antworten im Pilot belegen

Bitten Sie nicht nur um Ja-Nein-Antworten. Lassen Sie Datenwege schriftlich beschreiben und spielen Sie einen typischen Termin, eine Pause, eine Korrektur und einen Ausfall durch. Offene Punkte gehören mit Verantwortlichem und Frist in das Pilotprotokoll.

Diese Schritte sichern den Pilot rechtlich und organisatorisch ab, bevor der erste echte Termin aufgezeichnet wird.

Zweck schriftlich festlegenHalten Sie fest, wofür die Software eingesetzt wird und wofür nicht. Die Datenschutzkonferenz nennt diese Zweckfestlegung elementar, weil nur daran messbar ist, welche Daten nötig sind.
Verträge vor dem ersten Termin abschließenSchließen Sie den Vertrag zur Auftragsverarbeitung ab und lassen Sie den Anbieter und seine Mitarbeitenden schriftlich zur Geheimhaltung verpflichten (§ 203 Abs. 4 StGB, § 9 Abs. 4 MBO-Ä).
Verzeichnis ergänzenTragen Sie die neue Verarbeitung und den Anbieter als Empfänger in Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ein (Art. 30 DSGVO).
Risiko vorab bewertenPrüfen Sie, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO nötig ist. Nach der Datenschutzkonferenz wird das beim Einsatz von KI-Anwendungen vielfach der Fall sein. Falls Ihre Praxis eine Datenschutzbeauftragte oder einen Datenschutzbeauftragten hat, beziehen Sie diese Person ein.
Regeln aufschreiben und das Team schulenLegen Sie intern fest, wer die Software wofür nutzen darf, und schulen Sie das Team. Soweit die Software ein KI-System im Sinne der KI-Verordnung ist, verlangt Art. 4 in der Fassung von 2026, dass Betreiber die KI-Kompetenz ihres Personals unterstützen.

Häufige Fragen

Welche Frage trennt lokale von cloudbasierter Verarbeitung?

Fragen Sie getrennt nach Audio und Text. Eine lokal installierte Anwendung kann Audio lokal verarbeiten und trotzdem Text für einen späteren Schritt übertragen.

Warum gehört Ausfallverhalten in den Vergleich?

Weil ein Praxisablauf auch bei einer Störung verständlich bleiben muss. Bereits aufgezeichnete Inhalte sollten erhalten und ein späterer Wiederholungsversuch möglich sein.

Reicht eine Produktvorführung für die Entscheidung?

Nein. Ein begrenzter Pilot mit typischen Terminen, Unterbrechungen und der tatsächlichen Übergabe zeigt mehr als ein vorbereiteter Idealablauf.