So gebaut, dass die Aufnahme Ihren Rechner nicht verlassen kann
Die Aufnahme eines Gesprächs bleibt auf dem Computer Ihrer Praxis, weil es in der Anwendung keinen Weg gibt, der eine Audiodatei nach außen schickt. Dort wird sie verschriftlicht, den sprechenden Personen zugeordnet und verschlüsselt gespeichert; sie wird nicht hochgeladen. Für den Entwurf der Notiz sendet die Anwendung den reinen Transkripttext an den in den Einstellungen hinterlegten Anbieter, sofern Sie kein lokales Modell wählen. Der Zugangsschlüssel zu diesem Anbieter liegt verschlüsselt im geschützten Speicher Ihres Betriebssystems. Der Zustand jeder Sitzung wird bei jedem Schritt gesichert, sodass ein Absturz höchstens einen Aufnahmeabschnitt kostet, nie das ganze Gespräch.
Redaktionell gegen Produktverhalten und angegebene Primärquellen geprüft; keine individuelle medizinische oder rechtliche Beratung.
Wo die Aufnahme bleibt
Die Audioaufnahme eines Gesprächs entsteht und bleibt auf dem Computer, auf dem KiPT Voice läuft. Dort wird sie verschriftlicht, die sprechenden Personen werden zugeordnet, und die Datei wird verschlüsselt auf derselben Festplatte abgelegt. Die Aufnahme wird zu keinem Zeitpunkt hochgeladen.
- Aufnahme, Verschriftlichung und Zuordnung der sprechenden Personen laufen auf dem Praxis-Computer.
- Die Datei wird verschlüsselt gespeichert, nicht im Klartext.
- Es findet kein Upload der Audiodatei statt, auch nicht zwischengespeichert bei einem Anbieter.
Was den Praxis-Computer verlässt und was nicht
Für den Entwurf der Notiz sendet die Anwendung den reinen Transkripttext, nicht die Audiodatei, an den Anbieter, den Sie in den Einstellungen konfiguriert haben. Wer stattdessen ausschließlich mit einem lokalen Modell arbeitet, dessen Transkripttext verlässt den Praxis-Computer ebenfalls nicht.
Die Beziehung zu diesem Anbieter ist ein eigener Vertrag Ihrer Praxis, in der Regel eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. KiPT Voice kann technisch nicht erzwingen, in welcher Region ein externer Anbieter die Daten verarbeitet; die Anwendung nutzt den von Ihnen hinterlegten Anbieter so, wie Sie ihn konfiguriert haben.
- Verlässt den Computer: der Transkripttext, ausschließlich an den gewählten externen Anbieter.
- Verlässt den Computer nicht: die Audioaufnahme.
- Bei einem lokal betriebenen Modell verlässt auch der Transkripttext den Computer nicht.
- Die Wahl des Anbieters und dessen Vertragsbedingungen liegen bei Ihrer Praxis.
Verschlüsselung und Zugangsdaten
Die gespeicherte Aufnahme liegt verschlüsselt auf dem Praxis-Computer. Schlägt die Verschlüsselung einmal fehl, wird die Aufnahme nicht gelöscht, sondern behalten und der Fehler sichtbar gemeldet; eine verlorene Aufnahme wäre der schlimmere Fehler.
Der Zugangsschlüssel zum konfigurierten Anbieter wird nicht im Klartext abgelegt, sondern über den geschützten Speicher des Betriebssystems gesichert, unter Windows über dessen systemeigenen Schutzmechanismus, unter macOS über den Schlüsselbund. Der Schlüssel verlässt den Computer ausschließlich, um sich gegenüber dem konfigurierten Anbieter zu authentifizieren.
- Verschlüsselte Speicherung der Aufnahme auf dem Praxis-Computer.
- Zugangsschlüssel liegen im geschützten Speicher des Betriebssystems, nicht im Klartext.
- Der Schlüssel wird ausschließlich zur Anmeldung beim konfigurierten Anbieter genutzt.
Keine stillen Verluste
Der Zustand einer Sitzung wird bei jedem Schritt gesichert, nicht erst am Ende. Stürzt die Anwendung während einer Aufnahme ab, geht dadurch höchstens der laufende Aufnahmeabschnitt verloren, nie das gesamte Gespräch; beim nächsten Start nimmt die Anwendung die Sitzung wieder auf und verarbeitet die bereits gesicherten Abschnitte weiter. Aufgezeichnet wird erst, nachdem die Einwilligung ausdrücklich und mit Zeitstempel bestätigt wurde; ohne diese Bestätigung beginnt keine Aufnahme.
In den Protokolldateien der Anwendung stehen niemals Inhalte des Gesprächs, des Transkripts oder der Notiz. Protokolliert werden nur technische Angaben wie Dateipfade, Zeitdauern, Beendigungscodes und Fehlermeldungen.
- Sicherung des Sitzungszustands bei jedem Schritt, nicht nach Zeitplan.
- Verbindliche, zeitgestempelte Einwilligung vor Aufnahmebeginn.
- Protokolle enthalten nie Gesprächs-, Transkript- oder Notizinhalte, nur technische Angaben.
Was Sie in der Praxis selbst in der Hand haben
Sie wählen in den Einstellungen das Mikrofon und den Anbieter, einschließlich der Möglichkeit, ein lokales Modell einzusetzen. Sie entscheiden, wer am Praxis-Computer Zugriff auf die gespeicherten Aufnahmen hat. Die Aufbewahrung folgt festen Regeln: Die Audioaufnahme wird gelöscht, sobald Sie die Notiz bestätigt haben; Transkript und Notiztext werden nach einer einstellbaren Frist, standardmäßig 90 Tage, aus der Anwendung entfernt, nur der Eintrag, dass ein Termin stattfand, bleibt.
- Auswahl des Mikrofons in den Einstellungen.
- Auswahl des Anbieters, einschließlich eines lokalen Modells.
- Zugriff auf den Praxis-Computer und damit auf die Aufnahmen regeln Sie selbst.
- Audio wird mit der Bestätigung der Notiz gelöscht; Texte nach der eingestellten Frist.
Häufige Fragen
Wird die Aufnahme in eine Cloud geladen?
Nein. Die Audioaufnahme entsteht und bleibt auf dem Praxis-Computer, wird dort verschriftlicht und verschlüsselt gespeichert. Es findet kein Upload der Audiodatei statt, auch nicht zu dem Anbieter, der den Notizentwurf erstellt.
Was passiert bei einem Absturz?
Der Sitzungszustand wird bei jedem Schritt gesichert. Ein Absturz kostet höchstens den gerade laufenden Aufnahmeabschnitt, nie das ganze Gespräch. Beim nächsten Start nimmt die Anwendung die Sitzung wieder auf und verarbeitet die gesicherten Abschnitte weiter.
Wo liegt der Zugangsschlüssel zum Anbieter?
Verschlüsselt im geschützten Speicher Ihres Betriebssystems, niemals im Klartext. Er verlässt den Computer nur zur Anmeldung beim konfigurierten Anbieter.
Kann ich ganz ohne externen Anbieter arbeiten?
Ja. Wenn Sie ein lokales Modell konfigurieren, bleibt auch der Transkripttext auf dem Praxis-Computer. Ohne externen Anbieter oder lokales Modell entsteht kein Notizentwurf.
Sieht der Hersteller meine Gespräche?
Nein. Die J Medical GmbH hat keinen Zugriff auf Aufnahmen, Transkripte oder Notizen. Sie erreichen unsere Server zu keinem Zeitpunkt.