Cloud oder lokal: Wo KI-Dokumentation Audio und Text verarbeitet und welche Fragen eine Praxis stellen sollte
Bei KI-Dokumentation entstehen drei Datenwege: die Audioaufnahme, das Transkript und der Entwurf. „Lokal“ ist deshalb keine Ja-Nein-Frage, sondern drei Fragen: Wo wird die Aufnahme verarbeitet, wo der Text, und wer hat Zugriff? Eine Praxis sollte für jeden Weg eine konkrete Antwort haben, bevor die erste Sprechstunde aufgezeichnet wird.
Redaktionell gegen Produktverhalten und angegebene Primärquellen geprüft; keine individuelle medizinische oder rechtliche Beratung.
Diese Übersicht ist allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Die Praxis muss Rechtsgrundlage, Information, Einwilligungsablauf und Datenschutzmaßnahmen für ihren konkreten Einsatz mit ihrer Rechts- oder Datenschutzberatung prüfen.
Drei Datenwege statt einer Antwort
Die Aufnahme enthält alles, was im Raum gesagt wurde, auch das, was nicht in die Akte gehört. Das Transkript enthält den Wortlaut als Text, inklusive Namen, Werten und Nebensätzen. Der Entwurf enthält die geordnete Fassung dessen, was gesagt wurde. Jeder dieser drei Stände kann an einem anderen Ort verarbeitet, gespeichert und gelöscht werden.
Anbieteraussagen wie „DSGVO-konform“ oder „Hosting in der EU“ sagen nichts darüber, welcher der drei Wege gemeint ist. Die Praxis sollte die Frage deshalb für jeden der drei Wege stellen und jeweils eine konkrete Antwort bekommen.
Was Cloud-Verarbeitung bedeutet
Bei einem Cloud-Werkzeug wird die Aufnahme oder ein Datenstrom davon an den Anbieter übertragen, dort verschriftlicht und nach dessen Angaben anschließend gelöscht. Der Anbieter ist damit Auftragsverarbeiter für Gesundheitsdaten; die Praxis bleibt verantwortlich und braucht einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO, eine Prüfung der technischen und organisatorischen Maßnahmen und eine Antwort auf die Frage, wer beim Anbieter Zugriff hat.
Für die ärztliche Schweigepflicht ist der Anbieter eine mitwirkende Person im Sinne von § 203 StGB. Das ist zulässig, verlangt aber, dass die Offenbarung auf das Erforderliche beschränkt bleibt und der Anbieter zur Geheimhaltung verpflichtet wird.
- Wird die Aufnahme übertragen oder nur ein daraus abgeleiteter Datenstrom?
- In welcher Region stehen die Server, und welche Unterauftragnehmer sind beteiligt?
- Wann wird die Aufnahme gelöscht, und wer kann das nachvollziehen?
- Werden Inhalte zum Training von Modellen verwendet? Die Antwort gehört in den Vertrag, nicht in eine FAQ.
Was lokale Verarbeitung bedeutet und was sie kostet
Bei lokaler Verarbeitung bleibt die Aufnahme auf dem Praxisrechner; Verschriftlichung und Sprecherzuordnung laufen dort. Es gibt dann keine Audioübertragung, die zu bewerten wäre. Der Preis dafür ist Rechenleistung: Ein aktueller Rechner ist nötig, die Sprachmodelle liegen als Dateien auf dem Gerät, und Aktualisierungen betreffen die Installation in der Praxis statt einen Server beim Anbieter.
Soll auch der Text lokal bleiben, muss ein Sprachmodell für den Entwurf in der Praxis laufen. Das ist möglich, stellt aber höhere Anforderungen an Arbeitsspeicher und Grafikleistung, und die Qualität der Entwürfe hängt vom eingesetzten Modell ab. Eine Praxis, die diesen Weg wählt, sollte ihn mit realen Gesprächen testen, nicht mit Demos.
Der hybride Fall: Audio lokal, Text extern
Viele Werkzeuge, auch KiPT Voice, verarbeiten die Aufnahme lokal und schicken nur den Transkripttext an einen Anbieter für Sprachmodelle, der daraus den Entwurf erzeugt. Das ist ein echter Unterschied zur reinen Cloud, weil die Aufnahme die Praxis nie verlässt. Es ist aber keine vollständig lokale Verarbeitung, und so darf es auch nicht beschrieben werden: Der Transkripttext ist ein Gesundheitsdatum, für dessen Empfänger dieselben Vertragsfragen gelten wie oben.
Wo dieser Textanbieter verarbeitet, ist eine vertragliche Zusage des Anbieters. Die Anwendung selbst kann eine Region nicht technisch erzwingen; sie kann nur den konfigurierten Anbieter verwenden. Wer das vermeiden will, konfiguriert ein lokales Modell und nimmt die oben beschriebenen Anforderungen in Kauf.
Fragen an den Anbieter, in dieser Reihenfolge
Die Antworten gehören schriftlich in die Unterlagen für die Datenschutzberatung der Praxis.
- Verlässt die Audioaufnahme den Praxisrechner? Wenn ja: wohin, wie lange, und wer löscht sie?
- Verlässt der Transkripttext den Praxisrechner? Wenn ja: an wen, in welcher Region, mit welchem Vertrag?
- Wird der Entwurf beim Anbieter gespeichert, oder nur in der Praxis?
- Welche Unterauftragnehmer sind beteiligt, und stehen sie im Vertrag?
- Werden Inhalte zum Training verwendet, und ist das vertraglich ausgeschlossen?
- Was passiert bei einem Ausfall des Anbieters mit einer laufenden Aufnahme?
- Welche Person in der Praxis kann Zugriff, Aufbewahrung und Löschung nachvollziehen?
Wie KiPT Voice die drei Fragen beantwortet
Die Aufnahme, ihre Verschriftlichung und die Sprecherzuordnung laufen auf dem Praxisrechner; die Aufnahme wird nicht übertragen und verschlüsselt abgelegt. Der Transkripttext geht an den in den Einstellungen konfigurierten Anbieter, sofern die Praxis kein lokales Modell einstellt. Der Entwurf wird in der Praxis geprüft und per Zwischenablage in die Praxissoftware übernommen. Die Aufnahme startet erst nach dem dokumentierten Zustimmungsschritt.
Häufige Fragen
Ist „Server in Deutschland“ dasselbe wie lokale Verarbeitung?
Nein. Ein Server in Deutschland ist ein Server außerhalb der Praxis. Die Daten verlassen den Praxisrechner, und der Betreiber ist Auftragsverarbeiter. Lokal heißt: die Verarbeitung findet auf dem Rechner in der Praxis statt.
Reicht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
Er ist notwendig, sobald ein Anbieter Gesundheitsdaten verarbeitet, aber nicht hinreichend. Die Praxis muss zusätzlich prüfen, ob die Verarbeitung erforderlich ist, welche Maßnahmen der Anbieter trifft und ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist.
Kann eine Praxis KI-Dokumentation ganz ohne Cloud betreiben?
Ja, mit einem lokal laufenden Sprachmodell für den Entwurf. Das verlangt einen leistungsfähigen Praxisrechner und einen Test mit echten Gesprächen, weil die Entwurfsqualität vom Modell abhängt.
Was passiert mit der Aufnahme nach der Sprechstunde?
Das legt das Löschkonzept der Praxis fest. Bei KiPT Voice bleibt die Aufnahme verschlüsselt auf dem Praxisrechner und wird nicht übertragen; Aufbewahrung und Löschung folgen den Regeln, die die Praxis vor dem Einsatz festgelegt hat.