Glossar: Die wichtigsten Begriffe der KI-gestützten Praxisdokumentation

Wie dieses Glossar zu lesen ist

Jeder folgende Abschnitt behandelt einen einzelnen Begriff, so wie er in Beschreibungen von KI-Dokumentationssoftware auftaucht. Der erste Satz definiert den Begriff für sich, ohne Vorwissen aus anderen Abschnitten vorauszusetzen. Ein zweiter Absatz ordnet ihn, wo hilfreich, für den Alltag einer deutschen Praxis ein.

Das Glossar ersetzt keine Rechtsberatung und keine Produktbewertung. Es sortiert Begriffe, die in Gesprächen mit Anbietern und in Datenschutzunterlagen häufig durcheinandergeraten.

Ambient Scribe

Ambient Scribe bezeichnet ein System, das ein Gespräch im Raum mithört und daraus automatisch eine strukturierte schriftliche Fassung erstellt, ohne dass währenddessen jemand mitschreibt. Der Begriff stammt aus dem Englischen für „umgebungshörender Schreiber“ und beschreibt die Aufgabe, nicht ein bestimmtes Produkt.

Für eine Praxis heißt das: Ärztin oder Arzt führen das Gespräch wie gewohnt, ein laufendes Gerät nimmt es auf, und im Anschluss steht ein Entwurf zur Prüfung bereit. Wie viel davon lokal auf dem Praxisrechner läuft und wie viel bei einem externen Anbieter, ist je nach System unterschiedlich und gehört zu den ersten Fragen an einen Anbieter.

Automatische Spracherkennung (ASR)

Automatische Spracherkennung bezeichnet die softwaregestützte Umwandlung von gesprochener Sprache in geschriebenen Text, ohne dass ein Mensch mittippt. Die englische Abkürzung ASR steht für Automatic Speech Recognition und ist in technischen Beschreibungen gebräuchlicher als der deutsche Begriff.

Spracherkennung liefert den Wortlaut, keine Gliederung nach Themen und keine Zuordnung, wer gesprochen hat. Beides sind eigene, nachgelagerte Schritte.

Sprecherzuordnung (Diarisierung)

Sprecherzuordnung, in technischen Unterlagen auch Diarisierung genannt, bezeichnet den Schritt, in dem ein System festlegt, welcher Gesprächsabschnitt von welcher anwesenden Person stammt, etwa Ärztin oder Patient. Sie arbeitet auf dem bereits erkannten Text oder parallel zur Audiospur, nicht auf dem Inhalt des Gesagten.

Eine Sprecherzuordnung kann falsch liegen, etwa wenn zwei Personen gleichzeitig sprechen oder eine dritte Person kurz das Zimmer betritt. Ein geprüfter Entwurf sollte deshalb erkennen lassen, wo eine Zuordnung unsicher war.

Transkript

Ein Transkript ist die möglichst wortgetreue schriftliche Fassung eines gesprochenen Gesprächs, einschließlich Füllwörtern, Wiederholungen und Nebensätzen. Es ist eine Zwischenstufe, kein fertiges Dokument für die Akte.

Ein Transkript enthält alles, was gesagt wurde, auch das, was später nicht in die Dokumentation gehört. Wer ein Transkript aufbewahrt, bewahrt damit dieselbe Menge an Information auf wie in der Aufnahme selbst, nur als Text.

Dokumentationsentwurf

Ein Dokumentationsentwurf bezeichnet die aus dem Transkript erzeugte, nach Themen geordnete Textfassung eines Gesprächs, die eine Ärztin oder ein Arzt vor der Übernahme in die Patientenakte liest, prüft und bei Bedarf ändert. Er ist das Ergebnis eines weiteren Verarbeitungsschritts, nicht das Transkript selbst.

Der Unterschied ist praktisch bedeutsam: Ein Transkript zu lesen dauert so lange wie das Gespräch, ein Entwurf ist auf das Wesentliche verdichtet. Freigegeben werden sollte immer der geprüfte Entwurf, nie ungeprüft der Rohtext.

Großes Sprachmodell (LLM)

Ein großes Sprachmodell, im Englischen Large Language Model oder kurz LLM, bezeichnet ein Softwaresystem, das anhand großer Textmengen gelernt hat, Text zu verstehen und neuen Text zu erzeugen. In der Praxisdokumentation wird ein solches Modell eingesetzt, um aus dem Transkripttext einen geordneten Entwurf zu formulieren.

Welcher Anbieter dieses Modell betreibt und wo der Transkripttext dafür verarbeitet wird, ist eine eigene Frage, die in den Datenschutzunterlagen des Anbieters beantwortet sein sollte.

Halluzination

Halluzination bezeichnet in diesem Zusammenhang, dass ein Sprachmodell im erzeugten Text eine Aussage formuliert, die im zugrunde liegenden Gespräch so nicht gefallen ist. Der Begriff beschreibt einen Fehler der Texterzeugung, keine Aussage über den Inhalt des Gesprächs selbst.

Für die Praxis bedeutet das: Ein Entwurf ist ein Vorschlag, kein Protokoll. Er muss vor der Übernahme in die Akte gegen das gelesen werden, was tatsächlich gesagt wurde, und nicht ungeprüft übernommen werden.

Lokale Verarbeitung

Lokale Verarbeitung bezeichnet, dass ein bestimmter Verarbeitungsschritt auf dem Gerät in der Praxis stattfindet, statt Daten dafür an einen externen Server zu senden. Der Begriff bezieht sich immer auf einen bestimmten Schritt, nicht automatisch auf das gesamte System.

Eine Aufnahme kann lokal bleiben, während der Transkripttext für den Entwurf an ein extern betriebenes Sprachmodell geht. Wer „lokal“ als pauschale Eigenschaft eines Produkts hört, sollte nachfragen, welcher Schritt genau gemeint ist.

Hybride Verarbeitung

Hybride Verarbeitung bezeichnet eine Kombination, bei der ein Teil der Verarbeitung lokal auf dem Praxisrechner stattfindet und ein anderer Teil bei einem externen Anbieter, etwa wenn die Aufnahme in der Praxis bleibt und nur der daraus gewonnene Transkripttext an ein Sprachmodell gesendet wird.

Dieser Weg wird in Anbieterbeschreibungen selten als „hybrid“ benannt, obwohl er verbreitet ist. Eine Praxis sollte ihn als das ansprechen, was er ist: teilweise lokal, teilweise extern, mit zwei getrennten Fragen zum Datenweg.

Auftragsverarbeitung (AVV)

Auftragsverarbeitung bezeichnet die Verarbeitung personenbezogener Daten durch einen externen Dienstleister im Auftrag der Praxis, geregelt durch einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO, kurz AVV genannt. Die Praxis bleibt dabei rechtlich verantwortlich, auch wenn ein anderer Betrieb die Verarbeitung technisch übernimmt.

Sobald Transkripttext oder Aufnahme an einen externen Anbieter gehen, braucht die Praxis für diesen Anbieter einen solchen Vertrag. Ohne ihn fehlt die Rechtsgrundlage für die Weitergabe, unabhängig davon, wie zuverlässig der Anbieter sonst wirkt.

Pseudonymisierung

Pseudonymisierung bezeichnet ein Verfahren, bei dem identifizierende Angaben wie ein Name durch ein Kennzeichen ersetzt werden, sodass eine Zuordnung zur betroffenen Person nur mit zusätzlichem, gesondert aufbewahrtem Wissen möglich ist. Sie ist in der DSGVO als Maßnahme benannt, nicht als Zustand vollständiger Anonymität.

Ein pseudonymisiertes Transkript bleibt deshalb ein personenbezogenes Datum, solange die Zuordnungsinformation irgendwo existiert. Das unterscheidet Pseudonymisierung von einer echten Anonymisierung, bei der diese Rückführung dauerhaft ausgeschlossen ist.

Einwilligung in die Audioaufnahme

Einwilligung in die Audioaufnahme bezeichnet die vorherige, dokumentierte Zustimmung der im Raum anwesenden Personen dazu, dass ihr gesprochenes Wort als Ton aufgezeichnet wird. Ohne diese Zustimmung ist die Aufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Worts nach § 201 StGB strafbar.

Für die Praxis bedeutet das: Die Zustimmung muss vor dem Start der Aufnahme eingeholt und nachvollziehbar festgehalten sein, nicht beiläufig erwähnt oder nachträglich unterstellt.

Dokumentationspflicht

Dokumentationspflicht bezeichnet die gesetzliche Pflicht einer behandelnden Person, wesentliche Schritte und Ergebnisse einer Behandlung zeitnah in der Patientenakte festzuhalten, geregelt in § 630f BGB. Sie besteht unabhängig davon, mit welchem Hilfsmittel die Dokumentation erstellt wird.

Ein mit einem Sprachmodell erzeugter Entwurf kann diese Pflicht unterstützen, ersetzt aber nicht die Prüfung durch die behandelnde Person: Verantwortlich für den Akteninhalt bleibt sie, nicht das System, das den Entwurf formuliert hat.

Praxisverwaltungssystem (PVS)

Ein Praxisverwaltungssystem, kurz PVS, bezeichnet die Software, in der eine Praxis Patientenakten, Termine und den laufenden Praxisbetrieb verwaltet. Ein Dokumentationsentwurf aus einem separaten System muss in dieses PVS übernommen werden, damit er Teil der Akte wird.

Ob diese Übernahme von Hand geschieht, etwa über die Zwischenablage, oder über eine Schnittstelle, hängt vom Werkzeug und vom eingesetzten PVS ab. Ein direkter Zugriff auf ein fremdes PVS setzt eine eigene technische Schnittstelle voraus; die Frage gehört deshalb in jedes Anbietergespräch.

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