Einwilligung zur Aufnahme der Sprechstunde: eine Vorlage zum Ausfüllen
Wer die Sprechstunde aufnimmt, um daraus einen Dokumentationsentwurf zu erzeugen, braucht dafür zwei Dinge: die Einwilligung jeder sprechenden Person in die Aufnahme selbst und eine ausdrückliche Einwilligung in die Verarbeitung von Gesundheitsdaten. Diese Seite enthält eine Vorlage, die beides in einer Erklärung zusammenführt, benennt die Felder, die jede Praxis selbst ausfüllen muss, und nennt zu jedem Baustein die Vorschrift, aus der er stammt. Eine amtliche Mustererklärung für Tonaufnahmen in der Praxis gibt es unseres Wissens nicht.
Redaktionell gegen Produktverhalten und angegebene Primärquellen geprüft; keine individuelle medizinische oder rechtliche Beratung.
Diese Übersicht ist allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Die Praxis muss Rechtsgrundlage, Information, Einwilligungsablauf und Datenschutzmaßnahmen für ihren konkreten Einsatz mit ihrer Rechts- oder Datenschutzberatung prüfen.
Woraus die Vorlage besteht
Eine Einwilligung ist nach Art. 4 Nr. 11 DSGVO eine freiwillig, für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung. Aus dieser Definition und aus Art. 7 DSGVO folgen die vier Eigenschaften, an denen eine Vorlage scheitern kann: Sie muss verständlich sein, sie muss von anderen Erklärungen klar unterscheidbar sein, sie muss den Widerruf ankündigen, bevor sie unterschrieben wird, und die Praxis muss später nachweisen können, dass sie erteilt wurde.
Weil in der Sprechstunde Gesundheitsdaten verarbeitet werden, kommt Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO hinzu: Die Einwilligung muss ausdrücklich sein. Ein vorangekreuztes Kästchen, ein Schweigen oder ein Weiterlesen genügt dafür nicht; deshalb steht in der Vorlage ein eigenes Feld, das angekreuzt und unterschrieben wird.
Die Aufnahme selbst ist eine zweite Frage, und sie ist keine datenschutzrechtliche. § 201 StGB stellt es unter Strafe, das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen unbefugt auf einen Tonträger aufzunehmen. „Unbefugt“ entfällt durch die Zustimmung der aufgenommenen Person — und aufgenommen wird jeder, der spricht.
Die Vorlage
Der folgende Text ist zum Übernehmen gedacht. Alles in eckigen Klammern ist ein Feld, das die Praxis ersetzt; nichts davon darf stehen bleiben. Die Überschrift gehört dazu: Die Erklärung muss als eigenes Blatt oder als deutlich abgesetzter Abschnitt erkennbar sein und nicht im Behandlungsvertrag verschwinden.
Einwilligung in die Tonaufnahme des Gesprächs und in die Verarbeitung der daraus entstehenden Gesundheitsdaten
Verantwortlich für die Verarbeitung ist [Name der Praxis], [Anschrift], [Telefon], [E-Mail]. [Falls vorhanden: Unsere Datenschutzbeauftragte oder unser Datenschutzbeauftragter ist erreichbar unter …]
Zweck: Das Gespräch wird aufgenommen, um daraus einen Entwurf für die Behandlungsdokumentation zu erzeugen. Der Entwurf wird vor der Übernahme in die Patientenakte durchgesehen und verantwortet von der behandelnden Ärztin oder dem behandelnden Arzt. Die Aufnahme ersetzt keine ärztliche Beurteilung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO — Ihre ausdrückliche Einwilligung. Für die Aufnahme selbst ist zusätzlich Ihre Zustimmung nach § 201 StGB erforderlich; auch sie geben Sie mit dieser Erklärung.
Wer die Daten erhält: [Beschreiben Sie hier den tatsächlichen Weg. Beispiel: Die Aufnahme bleibt auf einem Rechner der Praxis und wird nicht übertragen. Der Text des Gesprächs wird an [Name des Dienstleisters] übermittelt, mit dem ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO besteht.] [Falls eine Übermittlung in ein Drittland stattfindet: Nennen Sie das Land und die Garantie nach Art. 44 ff. DSGVO. Findet keine statt, schreiben Sie das.]
Wie lange gespeichert wird: [Nennen Sie zwei Fristen: die für die Tonaufnahme und die für den Text. Beispiel: Die Aufnahme wird gelöscht, sobald die Dokumentation bestätigt ist; der Text wird nach … gelöscht.] Die Behandlungsdokumentation selbst unterliegt davon unabhängig den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Freiwilligkeit: Diese Einwilligung ist freiwillig. Wenn Sie sie nicht erteilen oder später widerrufen, wird das Gespräch nicht aufgenommen und wie bisher dokumentiert. Ihre Behandlung ändert sich dadurch nicht.
Widerruf: Sie können diese Einwilligung jederzeit und ohne Angabe von Gründen widerrufen, formlos gegenüber der Praxis. Der Widerruf ist so einfach möglich wie die Erteilung. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt. Nach einem Widerruf wird eine noch vorhandene Aufnahme gelöscht.
Ihre Rechte: Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit. Sie können sich außerdem bei einer Aufsichtsbehörde beschweren; für uns zuständig ist [Name und Anschrift der zuständigen Aufsichtsbehörde].
Weitere Anwesende: Wird das Gespräch von einer Begleitperson mitgeführt, wird auch deren Stimme aufgenommen. Ihre Zustimmung wird deshalb gesondert eingeholt.
Ich willige ausdrücklich ein, dass das Gespräch als Tonaufnahme aufgezeichnet und zur Erstellung eines Dokumentationsentwurfs wie oben beschrieben verarbeitet wird. ☐
[Name], [Ort, Datum], [Unterschrift der Patientin oder des Patienten]
[Name der Begleitperson], [Ort, Datum], [Unterschrift] — nur auszufüllen, wenn eine Begleitperson am Gespräch teilnimmt.
Aufklärung durchgeführt: [Name der behandelnden Person], [Datum], [Unterschrift]
Die sechs Felder, die keine Vorlage ausfüllen kann
Diese Angaben sind praxisindividuell. Eine Vorlage, die sie schon enthielte, wäre für die Praxis, die sie übernimmt, schlicht falsch — und eine Einwilligung mit falschen Angaben ist keine informierte Einwilligung.
- Der Verantwortliche mit Anschrift und Kontakt, und, falls es eine oder einen gibt, die Datenschutzbeauftragte oder der Datenschutzbeauftragte.
- Die Empfänger: welcher Dienstleister welche Daten erhält, und auf welcher vertraglichen Grundlage.
- Ob eine Übermittlung in ein Drittland stattfindet, und wenn ja, in welches und mit welcher Garantie.
- Zwei Speicherfristen: eine für die Aufnahme, eine für den Text. Sie sind selten gleich.
- Die für die Praxis zuständige Aufsichtsbehörde mit Namen und Anschrift.
- Was passiert, wenn die Patientin oder der Patient ablehnt — und dass die Praxis das dann auch tatsächlich so handhabt.
Wie die Erklärung in den Ablauf passt
Die Einwilligung wird eingeholt, bevor aufgenommen wird, nicht danach. Das klingt selbstverständlich und ist der häufigste Fehler: Ein Gerät, das schon läuft, während die Erklärung erklärt wird, hat die Erklärung bereits aufgenommen.
Die Praxis muss später nachweisen können, dass eingewilligt wurde. Das unterschriebene Blatt in der Patientenakte ist der einfachste Nachweis; § 630f BGB verlangt ohnehin, dass Einwilligungen und Aufklärungen dort festgehalten werden, und zwar in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang mit der Behandlung.
Ein Widerruf muss so einfach sein wie die Erteilung. Praktisch heißt das: Ein Satz an der Anmeldung genügt, und die Praxis braucht einen Ablauf dafür — wer ihn entgegennimmt, wo er vermerkt wird und wer die vorhandene Aufnahme löscht.
Der Leitfaden zur Einwilligung in die Audioaufnahme erklärt den rechtlichen Rahmen ausführlicher; diese Seite ist die Vorlage dazu.
Was diese Vorlage nicht ist
Sie ist keine Rechtsberatung und kein geprüftes Muster. Wir haben bei der Datenschutzkonferenz und bei den Landesbehörden keine amtliche Mustererklärung für Tonaufnahmen in der Arztpraxis gefunden; was existiert, betrifft andere Zwecke. Wer diese Vorlage übernimmt, sollte sie von der eigenen Rechts- oder Datenschutzberatung durchsehen lassen, so wie jede andere Erklärung, die Patientinnen und Patienten unterschreiben.
Sie ist außerdem nicht auf ein bestimmtes Produkt zugeschnitten. Der Absatz über die Empfänger ist der einzige, der beschreibt, was technisch geschieht — und er ist bewusst als Feld formuliert, weil die Antwort je nach Werkzeug völlig verschieden ausfällt. Der Vergleich der Datenwege zeigt, welche drei Antworten dort überhaupt vorkommen.
Und sie ersetzt keine Datenschutz-Folgenabschätzung. Ob eine erforderlich ist, richtet sich nach Art. 35 DSGVO und der Liste der zuständigen Aufsichtsbehörde, nicht nach der Einwilligung.
Häufige Fragen
Reicht eine mündliche Einwilligung?
Die DSGVO schreibt keine Schriftform vor, aber Art. 7 Abs. 1 verlangt, dass die Praxis die Einwilligung nachweisen kann. Eine mündliche Zustimmung ist deshalb möglich, aber schwer zu belegen. Ein unterschriebenes Blatt in der Akte ist der einfachere Weg, und es erfüllt zugleich die Dokumentation nach § 630f BGB.
Braucht die Begleitperson eine eigene Einwilligung?
Für die Aufnahme ja. § 201 StGB schützt das gesprochene Wort jeder Person, nicht nur das der Patientin oder des Patienten. Wer im Raum spricht, wird aufgenommen und muss zustimmen. Deshalb hat die Vorlage eine zweite Unterschriftszeile.
Gilt die Einwilligung für alle künftigen Termine?
Nur, wenn das in der Erklärung so steht und die Patientin oder der Patient das versteht. Eine Einwilligung gilt „für den bestimmten Fall“. Eine dauerhaft geltende Erklärung ist möglich, muss den Zeitraum aber benennen — und der Widerruf muss genauso einfach bleiben.
Was ist, wenn jemand die Einwilligung verweigert?
Dann wird nicht aufgenommen und wie bisher dokumentiert. Das muss in der Erklärung stehen und in der Praxis auch so gehandhabt werden. Eine Einwilligung, ohne die es keine Behandlung gibt, ist nicht freiwillig und damit keine Einwilligung.
Können wir die Vorlage einfach übernehmen?
Übernehmen ja, unverändert nein. Sechs Felder sind praxisindividuell und stehen oben; ohne sie ist die Erklärung unvollständig. Danach gehört sie einmal durch die eigene Rechts- oder Datenschutzberatung, bevor sie Patientinnen und Patienten vorgelegt wird.