KI-Dokumentation einführen: der 14-Tage-Plan für eine kleine Praxis

Warum ein Plan überhaupt nötig ist

Eine Praxis installiert ein Programm am Vormittag und lässt es am Nachmittag in der ersten Sprechstunde mitlaufen. Am Abend gibt es einen Eindruck, aber keinen Vergleich: welcher Entwurf zu welchem Gespräch gehörte, was am Ablauf lag und was am Werkzeug, ist dann schon nicht mehr zu trennen.

Ein Plan trennt genau das. Er legt vorher fest, wer vor der ersten Aufnahme entscheidet, welche Sprechstunden überhaupt infrage kommen, wie die Aufklärung aussieht, wer den Entwurf liest, und was am Ende jedes Tages notiert wird. Vierzehn Tage sind lang genug für mehr als einen Eindruck und kurz genug, dass eine kleine Praxis sie sich ohne großen Aufwand nimmt.

Vier Muster tauchen in einem Test ohne Plan immer wieder auf:

• Die erste Aufnahme betrifft eine kurze, unauffällige Sprechstunde, die wenig zeigt.
• Nur eine Person weiß, wie der Entwurf geprüft werden soll.
• Die Einwilligung wird mündlich eingeholt, nicht schriftlich vorbereitet.
• Am Ende der ersten Woche gibt es einen Eindruck, aber keine Notizen, auf die er sich stützt.

Tage 1 bis 3: die Vorbereitung vor der ersten Aufnahme

Bevor ein Gespräch aufgenommen wird, klärt die Praxis fünf Punkte schriftlich, nicht im Gespräch nebenbei. Das kostet an den ersten Tagen mehr Zeit als die Bedienung des Programms selbst, und genau das ist der Sinn dieser Tage.

Der Einwilligungsschritt gehört vollständig in diese drei Tage — als vorbereiteter Satz für das Gespräch und als Zeile, die in die Akte kommt — und nicht in die erste Sprechstunde hinein improvisiert.

• Wer entscheidet: eine Person führt den Test, trifft die Entscheidung am Ende und ist für Rückfragen aus dem Team erreichbar.
• Welche Sprechstunden infrage kommen: eine Liste von Terminarten, nicht „alle Termine ab jetzt“.
• Die schriftliche Patienteninformation und der Einwilligungsschritt: ein Satz, der erklärt, dass aufgenommen wird, wofür, und dass eine Ablehnung ohne Nachteil bleibt.
• Wer den Entwurf liest: die Ärztin oder der Arzt selbst, bevor irgendetwas in die Akte übernommen wird.
• Wo der Entwurf landet: das freie Textfeld der eigenen Praxissoftware, in das der geprüfte Text eingefügt wird.

Tage 4 bis 8: die ersten echten Sprechstunden

Die erste Aufnahme sollte nicht der kurze Kontrolltermin zwischen zwei langen Sprechstunden sein, sondern die lang angesetzte, gesprächsintensive Sprechstunde, bei der sich zeigt, ob ein Entwurf beim Nacharbeiten wirklich hilft oder nur bei kurzen Gesprächen etwas hermacht.

In diesen Tagen testet zunächst eine Ärztin oder ein Arzt, nicht die ganze Praxis gleichzeitig. Eine Vorlage wird festgelegt und bleibt für den gesamten Zeitraum gleich, damit spätere Unterschiede an der Vorlage liegen und nicht am Tag oder an der Person.

• Eine lang angesetzte, gesprächsintensive Sprechstunde zuerst, nicht der kurze Kontrolltermin.
• Eine Ärztin oder ein Arzt beginnt, nicht die ganze Praxis auf einmal.
• Eine Vorlage bleibt für den gesamten Zeitraum unverändert.
• Jede Aufnahme wird nach demselben Muster geprüft, bevor sie in die Praxissoftware übernommen wird.

Tage 9 bis 12: Vorlage und Ablauf anpassen

Erst wenn die Vorlage über mehrere Sprechstunden gelaufen ist, zeigt sich, welche Abschnitte fehlen, welche überflüssig sind und welche Formulierung immer wieder geändert werden muss. Diese Tage sind für genau diese Anpassung da, nicht für eine neue Vorlage von Grund auf.

Wichtiger als die Anpassung selbst ist, was jeden Abend notiert wird. Ohne Notizen bleibt am Ende nur ein Gefühl, ob sich der Test gelohnt hat, und ein Gefühl lässt sich an den letzten beiden Tagen nicht mehr prüfen.

• Wie sich die Durchsicht des Entwurfs im Vergleich zum bisherigen Vorgehen angefühlt hat, in eigenen Worten, nicht als Zahl, die später wie eine Messung aussieht.
• Welche Formulierung in der Vorlage nicht gepasst hat und geändert wurde.
• Ob eine Patientin oder ein Patient die Aufnahme abgelehnt hat und wie das Gespräch trotzdem dokumentiert wurde.
• Ob der Entwurf noch am selben Tag geprüft wurde oder liegen geblieben ist.

Tage 13 und 14: die Entscheidung

Am Ende steht keine Bauchentscheidung, sondern eine Antwort auf vier Fragen, gestützt auf die Notizen der vorangegangenen Tage.

Wenn der Preis mitentscheidet, gehört ein Vergleich der veröffentlichten Listenpreise dazu; der Leitfaden zu Kosten und Preismodellen nennt je Zeile die Quelle und das Datum, an dem sie gelesen wurde. KiPT Voice selbst lässt sich 14 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte testen, sodass der Test ohne finanzielle Bindung läuft.

• Nimmt der Entwurf der Nacharbeit am Abend wirklich etwas ab, oder verschiebt er sie nur?
• Nimmt das Team den Einwilligungsschritt im Alltag an, oder wird er als Hürde umgangen?
• Landet der geprüfte Text im richtigen Feld der Praxissoftware, ohne Nacharbeit an der Formatierung?
• Was hat der Anbieter zum Weg der Daten geantwortet — schriftlich, nicht mündlich?

Was sich in vierzehn Tagen nicht entscheiden lässt

Manche Fragen beantwortet ein Test von vierzehn Tagen nicht, so sorgfältig er auch geführt wird, und eine Praxis sollte das nicht von ihm verlangen.

• Ob die Motivation des Teams bestehen bleibt, wenn die Neuheit nachlässt.
• Wie sich der Ablauf verhält, wenn eine Vertretung oder ein neuer Mitarbeitender dazukommt.
• Ob sich die Vorlage auch für Sprechstunden eignet, die im Test bewusst nicht berücksichtigt wurden.
• Wie belastbar der Ablauf bei einem seltenen Fall ist, etwa einem sehr kurzen oder einem sehr schwierigen Gespräch.

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